Inhuur derden in AFAS Profit: zo automatiseer je het volledige proces van nacalculatie tot inkoopfactuur
Externe inhuur is voor veel organisaties een vast onderdeel van de bedrijfsvoering. Denk aan zzp'ers, consultants, uitzendkrachten of tijdelijke specialisten. Maar het verwerken van hun uren, tarieven en facturen kost vaak onnodig veel tijd — zeker wanneer dit handmatig gebeurt. Met de functionaliteit Inhuur derden in AFAS Profit automatiseer je dit proces volledig: van geboekte uren tot een correcte inkoopfactuur of ontvangst.
In deze blog leg ik uit hoe Inhuur derden werkt, wanneer je het inzet en hoe je het proces optimaal inricht binnen jouw organisatie.
Wat is Inhuur derden in AFAS Profit?
Inhuur derden is een Profit-functionaliteit waarmee je geboekte uren van externe medewerkers automatisch omzet naar een inkoopfactuur of ontvangst. Hierdoor kun je:
- Geregistreerde uren direct vergelijken met de factuur van de leverancier
- Selfbilling toepassen (zelf facturen genereren voor leveranciers)
- Nacalculatie koppelen aan het inkoopproces
- Foutgevoelige handmatige stappen elimineren
Voor organisaties die veel met externe krachten werken, levert dit een enorme tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering op.
Twee manieren om externe inhuur te verwerken
AFAS ondersteunt twee procesvarianten: met en zonder inkoopproces. Beide varianten gaan uit van een geregistreerde medewerker in HRM.
1. Met inkoopproces
Hierbij doorloopt de externe medewerker de volledige inkoopketen:
- • Inkoopaanvraag
- • Inkoopofferte
- • Inkooporder
- • Ontvangst
Op regelniveau leg je een persoon vast met begin- en einddatum. Profit koppelt vervolgens automatisch de geboekte uren aan de juiste inkooporderregel. Zo weet je zeker dat de nacalculatie klopt en dat de factuur of ontvangst op de juiste plek terechtkomt.
2. Zonder inkoopproces
In dit scenario start je direct bij de nacalculatie. Door een inkooprelatie te koppelen aan de medewerker, kun je de geboekte uren alsnog automatisch verwerken tot:
- • Een ontvangst
- • Of een inkoopfactuur
Dit is vooral handig voor organisaties die geen uitgebreide inkoopflow gebruiken, maar wél grip willen houden op externe uren en facturen.
Selfbilling: automatisch facturen genereren voor leveranciers
Werk je met zzp'ers of tijdelijke specialisten? Dan kun je de nacalculatie direct omzetten naar een inkoopfactuur die je zelf genereert. Dit heet selfbilling.
Voordelen:
- Leveranciers hoeven geen facturen meer te sturen
- Minder fouten
- Sneller betaalbaar stellen
- Volledig geautomatiseerd proces
Voor organisaties met veel externe inhuur is dit een bijzonder efficiënte werkwijze.
Automatische koppeling tussen nacalculatie en inkooporder
Tijdens het boeken van uren ziet de gebruiker direct:
- • De gekoppelde inkooporderregel
- • De afgesproken tarieven
- • De periode waarop de uren betrekking hebben
Profit vult automatisch de kostprijs en inkoopprijs in. De kostprijs kun je handmatig aanpassen; de inkoopprijs wordt altijd opgehaald uit de inkooporder.
Verbijzondering: altijd de juiste kosten op de juiste plek
Wanneer een inkooporder de basis vormt voor de factuur of ontvangst, neemt Profit automatisch alle verbijzonderingsvelden over:
- • Kostenplaatsen
- • Kostendragers
- • Projecten
- • Grootboekrekeningen
Zo worden kosten altijd op de juiste plek geboekt — zonder extra handmatig werk.
Let op: Gebruik je géén inkooporder, maar alleen een voorkeur-inkooprelatie? Dan worden verbijzonderingen niet automatisch toegepast.
Waarom Inhuur derden zoveel waarde toevoegt
Organisaties die veel met externe inhuur werken, ervaren vaak dezelfde uitdagingen:
- • Facturen die niet aansluiten op uren
- • Handmatige controles
- • Foutgevoelige Excel-lijsten
- • Onduidelijkheid over tarieven en afspraken
- • Tijdrovende nacalculatie
Met Inhuur derden los je dit structureel op. Je creëert een gestroomlijnd, controleerbaar en volledig geautomatiseerd proces dat zowel Finance, HRM als Inkoop ondersteunt.
Conclusie: Inhuur derden is dé basis voor efficiënte externe inhuur
Of je nu werkt met zzp'ers, consultants of tijdelijke specialisten: Inhuur derden zorgt voor grip, snelheid en betrouwbaarheid. Door nacalculatie automatisch te koppelen aan inkoopfacturen of ontvangsten, voorkom je fouten en bespaar je veel tijd.
Wil je dit proces optimaal inrichten binnen jouw organisatie?
Als AFAS-specialist help ik organisaties dagelijks met het inrichten van Inhuur derden, het optimaliseren van nacalculatieprocessen, het opzetten van selfbilling en het maken van een toekomstbestendige inhuurflow.
Wil je sparren over jouw situatie of wil je dit proces professioneel laten inrichten?
Neem contact op